Conf-films-table-ronde :
- attention aux horaires : après 20h est une bonne solution pour toucher le grand public.
- les sujets peuvent être plus engagés, mais aussi moins spécialisés. Il peut être intéressant d’aller de la vulgarisation au spécialisé au fur et à mesure de la semaine.
- beaucoup de gens ne se déplacent pas à cause de leurs enfants, on peut faire une halte garderie.
- indiquer sur le programme si les activités sont accessibles ou spécifiques.
- prévoir un discours sympathique à chaque fois
Stand :
- avoir de la doc que les gens peuvent emporter.
- en faire un vrai lieu de com : que les gens qui passent sache que c’est pour la SDE : banderoles…
- améliorer la vente de thé et café : c’est un truc qui peut attirer le public, il faut que ce soit attrayant.
- il faut des animations, c’est cela qui fait vivre la semaine.
- c’est une activité lourde à porter, qui demande beaucoup de monde : revoir le fonctionnement.
Stand de la Semaine de l’environnement et Réseau Grappe, place de la Comédie, Montpellier, 2009
Soirées :
- on peut revoir le concept : c’est le coté qui demande le plus de taf, et qui coûte le plus cher. C’est cependant le meilleur moment pour toucher des personnes qui ne sont pas sensibilisées.
- exemples de choses à faire sur les soirées : courts métrages pendant les changement de plateau, avoir des chiffres sur le festival (consommation électricité, eau,…), déambulations (hommes poubelles, hommes caca,…), cendriers portables, expos avec un jeu de questions on peut gagner un panier bio un abonnement à une AMAP un vélo faire des débats pendant les changements de plateaux.
- bien gérer le coté écolo des soirées : tri, toilettes sèches, gobelets…
- peser les déchets par catégories, lorsqu’on vérifie le tri, peser les déchets mal triés.
- faire des meilleures annonces et bien choisir le moment à l’avance.
Empreinte écologique du festival :
- voir toutes les idées du départ
- bien en parler pendant les réunions bénévoles : trajets pendant la semaine, utilisation du vélo,…
- faire des fiches trajets pour le matériel : qui a besoin de quoi, ou quand, ça part d’où, ça arrive où?? Cela permet de diminuer grandement tous les déplacements.
- pédaler pour avoir l’électricité : il faut faire de l’électricité pour un appareil qui consomme peu, qui est important mais pas impératif.
- Beaucoup d’animations faites par nous : hommes poubelle qui se baladent dans le festival…
- Chauffage électrique avec compagnie énergies renouvelable ou moteur pantone.
- Mettre en place une visibilité autour de la consommation énergétique du festival : consommation d’électricité, de chauffage…
- Les pompes à bière [NDLI : ??]
Cuisine :
- On le dit chaque années mais il faut une personne qui s’occupe vraiment de la cuisine le plus tôt possible : dès novembre pour la recherche de producteurs.
- il impérativement une cuisine grande et équipée.
- penser à l’hygiène surtout quand la bouffe arrive sur le festival.
- bien penser à l’avance au temps ou on aura à conserver chaque choses
Dossier de subvention, gestion de l’argent :
Le dossier de subvention doit être fait en septembre, à l’heure ou on commence l’organisation et qu’on ne connaît même pas les organisateurs. Le programme n’est donc pas commencé, on ne sait pas qui seront les intervenants et on n’a aucune idée du budget.
Il est donc demandé (implicitement) de mentir! Il ne faut donc pas hésiter à faire un dossier totalement utopique : de mettre tous les intervenants qu’on aimerait bien voire (Pierre Rabhi, Radanne, Hulot, les Têtes Raides, Kusturica & No Smoking Orchestra,…). Il est toute fois recommandé d’être un petit peu réaliste.
Au niveau du budget, il faut impérativement le gonfler et cela pour 2 raisons : dans la plupart des cas, la subvention accordée est inférieur à la subvention demandée et il n’y a rien de plus frustrant que de se rendre compte qu’on a dépensé plus d’argent que ce qu’on a (il ne faut pas oublier qu’il y a toujours des frais de dernière minute qui n’étaient pas prévus). Par exemple, cette année on a demandé un tiers de plus que ce que l’on pensait (30 000€ au lieu de 20 000€, c’était tout de même un peut abusé). Il faut savoir que le FSDIE, la plus grosse subvention, est dégressive : pour eux on doit gagner de l’argent tous les ans. Le budget est un des points les plus important : la plupart des festivals meurent faute d’argent.
Il va falloir, de plus en plus trouver de nouvelles sources de subvention : se renseigner sur le niveau national et européen (entre autre).
Il faut savoir que, dans la majorité des cas, les dossiers ne sont pas lus à part le programme et le budget. On peut donc garder le même dossier d’une année sur l’autre en changeant toute fois quelques phrases histoire de.
Il y a aussi quelques magouilles à faire : appuyer ce qui va faire plaisir aux différents donateurs : par exemple Rennes Métropole aime bien qu’on parle de ce qu’il font et de l’Agenda 21.
Faire attention : au niveau de l’argent la semaine ne s’arrête pas le dimanche! Il y a un gros travail pour payer les intervenants, retrouver les chèques qui ont été faits… Il y a toujours un gros trou de caisse à la fin de la semaine car les subventions tombent souvent assez tard. Il faut faire comprendre aux intervenants qu’ils seront payés un mois plus tard à peu près et surtout booster les financeurs. Pour le FSDIE ramener un maximum de factures avant la semaine : ils mettent environs deux semaine à filer l’argent. La banque peut accorder des prêts : 10 000€ cette année (Natalie, je ne comprend toujours pas comment t’as fait) mais il faut se pointer avec les promesses de subventions.
Faire aussi très attention : la plupart des gens nous prennent pour des petits cons qu’on peut utiliser comme on veut. La Semaine De l’Environnement n’est pas organisée par Rennes Métropole ou un autre donateur : on entend souvent des trucs du genre : « OK on te donne de l’argent mais tu fais une conférence sur tel thème ou tu nous fais de la pub« . Il ne faut pas hésiter à les envoyer chier quitte à revenir pour négocier. Nous sommes indépendants et personne ne doit nous dire qu’on doit parler de telle chose où qu’on ne doit pas parler de ceci ou cela!!! Là encore, il est important de savoir appuyer tel ou tel point : par exemple trouver tous les points qui se rapprochent de près ou de loin à l’Agenda 21 (pour Rennes Métropole). Tous les donateurs veulent leur logo sur l’affiche et il faut essayer de ne pas aller plus loin. Petite précision je parle beaucoup de Rennes Métropole mais ce ne sont pas les seules (et pas les pires).
Ensuite, c’est con à dire mais il faut bien lire tous les dossiers : tout le monde ne demande pas la même chose et il y a des papiers à la con qui mettent du temps à arriver (une lettre du président de la fac,..) et faire très attention aux dates limites de dépôts. Ils sont capables de refuser une subvention parce qu’il manque un petit papier.
Les demande de subventions effectuées en 2007 : Ville De Rennes, Rennes Métropole, CROUS, UFR SVE, CREA (rez-de-chaussée du CRIJ), CRIJ, FSDIE de Rennes 1 et Rennes 2, Service Culturel de Rennes 1, DIREN.
Pour la gestion du chéquier, il faut un minimum de personnes qui ont la signature (deux sont largement suffisantes). Il faut impérativement inscrire sur les talons à qui ont donne les chèques ainsi que l’ordre et/ou le montant. Si c’est fait, il suffit d’une heure ou deux pour retrouver tous les chèques alors qu’autrement il faut des semaines! Impératif aussi, il faut des factures pour tous les chèques émis. Des factures pas des tickets de caisses!!!
Communication
- bien préparer toutes les actions de com avant l’appel à bénévoles : caler tous les jours, les dates et les choses à faire.
- préparer la com médiatique dès décembre
- avoir une personne référente sur la com
- faire des actions de rue avant et pendant la semaine : manif anti écolo, échassiers…
- avoir une réflexion poussée avant la semaine sur le type de com : diminuer le nombre de programmes oui mais comment?
- la com c’est aussi sur la transparence du festival : bio, budget, prix libre, empreinte écologique…
La communication est une part très importants de la semaine : il faut bien entendu passer du temps sur l’affichage sur les panneaux associatifs, dans les commerces, le flyage,… mais il faut aussi s y prendre à l’avance pour tout ce qui est communication sur les radios, presse écrite, télé,…
Attention le début de la com. Est souveny difficile : le programme doit être près asser tôt (3 semaines minimum avant le jours J) car il y a toujours une semaine de vacances qui tombe juste au mauvais moment et il y est très dificile de trouver du monde.
Pour les missions collage, la mairie met en place une politique très stricte : ne surtout pas faire d’affichage sauvage. La mairie n’hésitera pas à mettre des amendes de 150€ pour toutes les affiches illégales (la Fédération Anarchique a eu une amende de 16 000€). On ne peut coller que sur les panneaux associatifs et, à la limite sur les travaux (tout le mobilier qui appartient à la ville de rennes est strictement interdit!). Attention les affiches ne restes vraiment pas longtemps, il faut faire des missions collage très régulièrement : 1 fois tous les 2 ou 3 jours 1 semaine avant et pendant le festival. Ceux qui collent le plus sont l’Ubu, le Liberté,… qui payent des gens (ils ne bossent pas le samedi et dimanche), le pur plan est donc de coller le samedi matin. Cette année on voulait impliquer les bénévoles mais ça n’a pas marché. C’est toutefois une bonne idée, ne pas hésiter à dire dans les réunions que c’est sympas, conviviale, festif,…
L’endroit le plus intéressant pour les affiches sont tous les commerces de rennes et sa métropole : les affiches sont visibles et on ne risque pas d’être sur collé. Il faut vraiment ratisser large et visiter tous les commerce de la métropole! On peut améliorer encore la fréquentation si c’est bien fait : on était un peu faiblard la dessus cette année.
Ce qui marche bien pour les étudiant, ce sont les tableaux des amphis : quelques temps avant l’évènement il faut écrire sur tous les tableaux de Villejean, Beaulieu, Hoche et la Fac de droit une phrase du genre « Semaine De l’Environnement du 12 au 18 mars sur les campus et en centre-ville.
Le flyage demande du temps mais est, lui aussi, important! Il est impératif de faire le marché des Lices dès qu’on a les programmes. C’est un marché où il y a beaucoup de bio et les gens sont super réceptifs. On peut demander un stand pour le samedi précédent la semaine.
Ne pas oublier la com’ dans les médias, c’est à mon avis celle qui ramène le plus de monde : cette année on a battu des record de fréquentation alors qu’on a le même nombre d’affiches et de programmes par contre on a été beaucoup plus présent dans les divers médias. Pendant la semaine il faut faire chier tous ce qui est Ouest-France, TV Rennes, France 3… la veille de chaque évènements. : voire la liste jointe.
Il faut savoir que si la communication est mal faite, le travail de toute l’année n’aura servi à rien.
Le partenariat avec la STAR (communication dans les bus et métro) est intéressant mais, comme pour les subventions, il faut faire attention à ce qu’il soit équitable : on a eu des problèmes cette année car ils demandent vraiment beaucoup de choses. On l’a refusé cette année.
Chapiteau :
On risque d’avoir beaucoup de mal à avoir la place du Parlement : cette année on a du batailler ferme, presque jusqu’à une intervention en conseil municipale. Il y a très souvent des plaintes de la part des riverains et Yves Préaut, adjoint au maire, n’aime pas se mouiller. Il faut booster la mission environnement de la ville de Rennes pour que la demande soit faite au plus tard en Octobre. La réponse risque d’être négative mais il ne faut pas s’arrêter là. Contactez autant que possible le responsable (Préaut), lui écrire des lettres,…J’ai tenté cette année faire naître un « collectif d’associations » avec des gens tel que les Tombée de la Nuit, les Trans, le Grand Soufflet, Mytos… afin de faire pression sur la mairie, ce projet est tombé à l’eau faute de temps. Je pense qu’il possible de créer un gros mouvement sur thème de la place de la culture à Rennes et en France avec beaucoup d’acteurs (bars à concerts, organisateurs de festivals, groupes de musiques,…) et de réellement faire pression sur la mairie avec des lettres ouverts au maire, des interventions en conseil municipale (et toutes les bonnes idées que vous trouverez). Pour faire cela il est intéressant d’aller voire le jardin moderne qui a fait il y a quelques temps les « états généraux de la fête », ils ont donc beaucoup de contacts, des idées,…
Si toutes ces actions ne passent pas il est envisageable de planter le chapiteau au Thabor. A cette époque, les jardiniers ne veulent pas qu’on utilise les pelouse, il faut donc aller sur le coin en graviers, près du manège et du bar. Attention aux dimensions : il y a des arbres et je ne suis pas sur que le chapiteau passe. Faire aussi très attention à la hauteur, il y a quelques branches qui peuvent poser problème. Le Thabor pose en plus quelques soucis : le chapiteau est moins visible, le coin est moins passant (dur pour le forum) et il faut fermer le site avec des barrières de chantier ainsi que des vigils pour que personne n’est accès au parc. Je pense donc qu’il faut se retourner vers le Thabor en dernier recours. De plus, si la mairie veut nous écarter du centre elle appuiera notre demande auprès des jardins (qui n’est pas acquise d’avance).
Sécurité :
Les règles de sécurité pour les chapiteau sont très strictes et quelques fois irréalisables (Toutes les tables et chaises doivent être solidement fixées au sol, le carton et tout matériel inflammable est à oublier,…) mais les commissions de sécurité ne passent que rarement (même si ils disent l‘inverse). Plusieurs personnes qui montent régulièrement des chapiteaux m’ont dit qu’ils n’ont jamais vu de commissions. Toutefois on peut trouver de l’aide : Jack Mervil (conseil sécurité) : 03.28.48.39.39
Un dossier sécurité est à remettre à M. Melou trois semaines avant l’ouverture au public mais il est préférable de le rendre plus tôt pour pouvoir se retourner en cas de refus. Le dossier devrait passer en interne (donc plus facilement) car ils nous connaissent.
Le dossier doit comporter :
- le plan d’implantation du chapiteau : plan à l’échelle du chapiteau, des toilettes, des camions,… sur la place du parlement. Attention aux distances de sécurité
- plan intérieur du chapiteau (donné par le fournisseur)
- extrait du registre de sécurité
- service de sécurité et secours (mêmes si ils ne sont pas présents)
- programme des activité avec le plan des aménagements (bar, expo, tables,…) pour chaque soirs. Respecter toutes les distances de sécurité
- on peut rajouter des factures et tout ce qui peut faire plus sérieux
- Il sont beaucoup moins exigeant pour les endroit ou on n’accueille pas de public : loges, tente cathering
Une attestation de montage est à remettre à M. Massiot entre la fin du montage et l’ouverture au public
Il faut demander une autorisation d‘ouverture du chapiteau au maire au moins 8 jours avant l’échéance et il est préférable de prévenir les riverains.
Attention à plusieurs éléments dans le chapiteau :
- Les entreprises de sécurité doivent avoir le brevet de premier secours ainsi qu’un brevet incendie
- Normalement, une cuve homologuée est obligatoire pour le chauffage mais c’est cher (beaucoup plus cher que de simples tonneaux.)
- Tout le matos qui est dans le chapiteau doit être ignifugé mais ce n’est pas gérable pour la déco : le carton, la moquette, les draps,… sont interdits
- Attention aux différents extincteurs : pour l’électricité, le gaz, le fioul,…
- Attention : pour tout montage le service des jardins doit être informé (normalement par la mairie) et fournir le plan du sous-sol. On ne l’avait pas cette année et on a eu de la chance de ne pas percer des canalisations d’eau.
Électricité :
- Faire une demande de branchement provisoire à EDF
- Contacter le DRPF pour fournir l’armoire électrique, les rallonges, les caches câbles et les multiprises.
- En cas de problème, il est important d’avoir la clef de l’armoire électrique mais le DRPF demande une personne qualifiée
- Pour les asso, on peut choisir le fournisseur d’électricité alors autant prendre le plus écolo
- La ville de Rennes peut payer la facture d’électricité sur certains festivals
- Bien se renseigner sur qui fait quoi entre EDF et le DRPF
- Il faut bien calculer la puissance nécessaire : on était juste cette année
- Il faut faire attention aux connectiques nécessaires qui peuvent être différentes suivant les entreprises de sono et de son
- Il faut beaucoup de rallonges et de multiprises dans le chapiteau et il est difficile de se faire prêter des multiprises
- Il est préférable de trouver quelqu’un qui s’y connaisse car les histoires de puissances, de connectiques, de compatibilité et de tout ce bordel est incompréhensible pour un honnête citoyen!
Eau :
- Demander l’autorisation aux services communaux par l’intermédiaire de la mission environnement.
- Les branchements se font avec le service des jardins (2 branchements possibles sur la place du parlement)
- Voir avec DRPF et les jardins pour le prêt de matos (tuyaux et robinets)
- il faut gérer système d’évacuation (directement aux égouts ou avec une cuve de stockage) autrement les jardins rechignes à ouvrir l’eau
- Normalement il n’y a pas de compteur et la facture est payée par les jardins
- Des grandes poubelles (80L) suffisent pour l’arrivée d’eau.
Déco :
Avec un bon groupe, la déco peut être rapide mais autant s y prendre assez tôt car les dernières semaines avant l’échéance sont très chargées. Cette année, on a beaucoup fait de déco sur carton car elles sont plus rapides à faire mais il peut être sympas de faire plus de modules (épouvantails en récup, guirlandes, grande fleurs,…). Le stockage du matos et des missions déchetterie est encombrant et la fac n’apprécie pas trop de voir le Hall des Assos en bordel touts les ans. Il est préférable d’installer la déco dans le chapiteau au dernier moment au cas ou un service de sécurité pointe le bout de son nez.
Bénévoles :
On a toujours besoin de plus de bénévoles que ceux qui sont présent. La gestion du chapiteau demande vraiment beaucoup de monde afin d’être efficace et de pouvoir faire des roulements plus courts (surtout pour les bénévoles qui sont à l’extérieur du chapiteau et qui ne voient pas les spectacles). Pour pouvoir expliquer leur poste aux bénévoles le plus simple pour avoir tout le monde est de faire une réunion juste avant l’ouverture du chapiteau au public.
Pour le bar, il faut faire attention et bien expliquer le fonctionnement à tout le monde pour qu’il n y ait pas trop d’abus : pas plus de 2 ou 3 personnes derrière le bar, on se limite vraiment sur les coups offerts (on ne donne pas un coups au pote de l’ami du frère d‘untel). De même, pour les bénévoles, il est préférable d’acheter des bières pour le coin restauration plutôt que de les laisser se servir au bar. Ainsi on peut plus facilement faire la comptabilité et savoir ce qui a été effectivement bu. Pour donner une idée, cette année, on n’a pas gagné d’argent avec les boissons.
Matos :
- Beaucoup de choses peuvent être trouvées en déchetterie (fauteuils, canapés, petites tables,…) alors il ne faut pas hésiter à faire des missions régulièrement.
- Barrières de la ville et grande barrière de chantier afin de fermer la place et de protéger les points dangereux (comme la cuve de fioul) sont à demander à la mairie de Rennes.
- Conteneur pour le tri sélectif et des poubelles de 80L (en demander le maximum; ça peut toujours servir!) sont à demander à Rennes Métropole.
- pour les toilettes sèches, on, peut voir avec Hervé Gallèche : 02.99.92.37.16 mais il y en a qui se développe un peu partout. Ne pas oublier la sciure et de voire avec un agriculteur pour entreposer le composte.
- Si il reste quelques grilles d’ expo c’est pas plus mal, surtout pour la déco.
- tables et chaises (en prévoir quelques unes en plus) sont à demander à la ville de Rennes.
- rallonges, câche-câble et multiprises (prévoir le maximum) sont à demander à la ville de Rennes
- cafetières, bouteilles thermos,… sont toujours utiles : faire le tours des bénévoles.
- les couverts et les assiettes sont à demander au RU
- le chapiteau demande beaucoup de camions surtout pendant le montage et démontage et il faut faire attention à la taille et savoir si ils sont aménagés. Si on fait le tours des bénévoles, il faut être sur qu’ils sont présent et qu’il y a le nombre nécessaire autrement ne pas hésiter à en louer un gand.
- Beaucoup de matos peut être récupéré à la Villa : chauffage, grande tente, gros camion (bus,semis,…), tables et chaises, cuves pour le fioul, toute la déco possible et imaginable, éviers, éxctincteurs, bar, soudeurs, tables, chaises, électricien, aide en tout genre… mais il faut s’adresser aux bonnes personnes (qui ne sont jamais là, comme par hasard), et c’est le bordel. Néanmoins ils ont leur AG le mercredi soir mais là encore c’est vraiment le bordel et il vaut mieux s y prendre à l’avance.
Contacts Rennes:
- Patricia de la Villa mais aux dernières nouvelles elle n’était plus là.06.32.76.86.00
- Toto du Cirque Électrique peut aussi avoir pas mal de matos et pas mal de conseil et contacts en tout genre.
- Marion des Mabouls Distorsion pour la location du chapiteau : 06.84.15.01.83 mais il faut plutôt voire avec Denis
- M.Hamon du DRPF pour tout ce consterne le prêt de matos.02.23062.18.51
- M.Perrin du DRPF 02.23.62.18.50 (attention il n’est pas commode)
- Nathalie Bridel de la mission environnement pour toutes les relations avec le DRPF et la mairie et beaucoup de conseils : 02.23.62.10.10
- Sébastien Laub (des bâtiments communaux?) pour tout ce qui consterne l’eau : 02.23.62.10.55
- M.Lerozic des services communaux : 06.24.13.62.46
- Hervé Gallèche pour les toilettes sèches : 02.99.92.37.16
- Jack Mervil conseil sécurité pour les normes sur les chapiteaux.03.28.48.39.39
- M.Melou responsable de la sécurité des bâtiments recevant du public. C’est à lui qu’il faut remettre le dossier sécurité : 02.23.62.11.09
Contacts à garder
Jongleur du vendredi soir pour un spectacle : voir Antoine
Ongles noires : musique
Épilogue
Vous tenez entre les mains un projet de ouf, un projet qui commence à être reconnu et très apprécié par le public. La fréquentation est en hausse depuis la première année ce qui montre bien que le public est de plus en plus soucieux de savoir ce qui se passe réellement, de plus en plus intéressé et intéressant. Les administration commencent à nous connaître et à être convaincus de notre sérieux (eh oui!!). Cette année nous avons étés étonnés par le fait que plusieurs intervenants (surtout des zicos) ce sont spontanément proposés de participer à notre festival et je pense qu’ils seront encore plus nombreux après cette année.
Sur un plan personnel, faire parti de l’organisation d’un tel évènement est magnifique voire même grisant. C’est, pour moi, une formation de ouf qui m’a appris infiniment plus que toutes les formations que j’ai eu jusque là, jamais je n’aurait cru pouvoir avoir de tel responsabilités avec un pauvre bac STT. Il n’y a rien de mieux pour connaître un domaine que d’être directement en contact avec tous les problèmes qu’il peut engendrer et de devoir les résoudre seule ou en groupe. De plus, malgré tout le stress et les déceptions qu’elle accompagne, la semaine est avant tout une source inépuisable (pas comme nos ressources) de joie, de bonheur ou d’euphorie. Bref, arrêtez la drogue!!!!
La Semaine de l’Environnement est donc un projet à long terme qui n’a pas le droit de s’arrêter là. On a souvent l’impression d’être face à des problèmes impossibles à résoudre (exemple même du chapiteau) mais il ne faut baisser les bras sous aucun prétexte (exemple même du chapiteau). En un mot comme en cent, il n’y a pas de problèmes, il n’y a que des solutions!!!! Je ne peut pas concevoir qu’un festival si bon, si intéressant, qui n’en est qu’au tout début de sa longue et heureuse vie meure prématurément. Pour ma part, je ferait tout pour qu’il aboutisse, c’est pourquoi il ne faut pas hésiter à me demander de l’aide si il y a le moindre souci et il en est de même, j’en suis convaincu, pour toute l’équipe.
Longue vie à la semaine
et bon courage!