Objectif de l’animation

Monter un chapiteau, quelle vaste affaire! Pourtant un chapiteau implanté quelques jours sur l’université ou encore mieux en centre ville, c’est le succès assuré.. Le chapiteau est à la fois un outil de communication et un lieu d’accueil pour le public. Ne négligez cependant pas l’investissement tant financier qu’en terme de temps et de ressources humaines que demande une telle installation.

Nombre de personnes nécessaires

Une petite équipe de 2 ou 3 personnes maximum est nécessaire pour réserver le chapiteau et tout le matériel nécessaire, préparer le dossier de sécurité et organiser son montage. Il s’agit ensuite surtout de trouver un groupe suffisamment nombreux de bénévoles pour aider au montage/démontage et à l’installation du chapiteau en lui même. 

Organiser le montage

• Réserver le site

– Pour la réservation du site: vous allez devoir déposer un dossier de sécurité auprès de la ville ou de l’université. N’oubliez pas de compter au minimum 2 jours pour le montage/démontage du chapiteau en lui-même.

– Le dossier de sécurité doit au moins comporter :

– le plan d’implantation du chapiteau : plan à l’échelle du chapiteau, des toilettes, des camions,…. Attention aux distances de sécurité !

– plan intérieur du chapiteau (donné par le fournisseur)

Montage d’un chapiteau (Rennes, 2007)

– extrait du registre de sécurité et validation par la préfecture des normes anti incendie (donné par le fournisseur)

– service de sécurité et secours

– programme des activités et horaires avec le plan des aménagements (bar, expo, tables,…) pour chaque soir.

• Le matériel

– Un chapiteau appartient souvent à un collectif d’artistes ou à une compagnie qui pourront alors vous proposer leurs spectacles ainsi que leur matériel (bar, tables scène etc…). Il est donc souvent plus intéressant de négocier directement la location du chapiteau et la prestation scénique !

– Attention à la capacité du chapiteau et à ses dimensions: prévoyez bien en fonction du lieu d’installation et des distances de sécurité nécessaires pour les tirants et sachez que la scène peut occuper jusqu’à la moitié de l’espace au sein du chapiteau.

– Voilà en vrac les points de base nécessaires pour un site de chapiteau (liste non exhaustive !)

– scène et pendrillons

– matériel son et lumière (pour tout ce qui est son et lumière voir dans fiche concert)

– électricité (armoire électrique et fournisseur, groupe électrogène, rallonges, caches câbles.)

– point d’eau (pour vaisselle notamment)

– espace bar/restauration

– tente cathering c quoi ?

– toilettes sèches

– chaises et tables, canapés

– nombreuses barrières pour limiter les accès et interdire les points dangereux (groupe électrogène, espace ingé son…)

– grandes poubelles pour tri sélectif et cendriers

• La sécurité

– Attention aux différents extincteurs à prévoir: pour l’électricité, le gaz, le fioul

-En fonction du site (université ou ville), un organisme de sécurité passera pour vérifier que tout est aux normes et validera l’installation du site en terme de sécurité.

– Prévoyez un à deux vigiles à l’entrée du chapiteau et constituez une équipe bénévole pour la sécurité qui sera chargé d’alerter en cas de problème de sécurité.

– Lors de la mise en place du chapiteau, faire attention à la position du chapiteau en fonction de la scène et de la sono ainsi que des sorties de secours et des distances de sécurité nécessaires

– Assurer les entrées/sorties et stationnements des différents camions sur le site

• Le Jour J

– pour les différents postes de bénévoles (bar/restauration, entrée, cathering, sécurité…) : prévoir des créneaux de 2h à 3h grand maximum

– faire une réunion bénévole juste avant l’ouverture du chapiteau au public pour expliquer le fonctionnement de la soirée, le turn over des bénévoles etc

– prévoir une personne qui vient relever régulièrement l’argent liquide dans les caisses entrées, bar et restauration

– caler des heures repas différentes pour les artistes et les bénévoles/organisateurs

Chapiteau en cours de montage à Montpellier, 2008